Trabajos

Durante el ciclo en informática II se desarrollar ciertos temas

Entre ellos están:

v  ESCENARIOS EN EXCEL:

Los escenarios nos permiten analizar un resultado generado en base a un conjunto de celdas variables. Los escenarios en Excel permiten un máximo de 32 variables, pero podemos crear tantos escenarios como sea necesario.

Para este ejemplo utilizaré el caso de un préstamo personal en donde me interesa conocer la cantidad que debo pagar dependiendo el plazo elegido. Para ello utilizo la función PAGO y en las celdas superiores he colocado los argumentos de dicha función de la siguiente manera:

v  El Administrador de escenarios en Excel

Ahora me interesa saber cómo cambia la mensualidad si cambio el plazo de pago. Para iniciar con la creación de escenarios debo pulsar el botón Análisis Y si que se encuentra en la ficha Datos y dentro de las opciones mostradas seleccionar Administrador de escenarios.

Al seleccionar esta opción se mostrará el cuadro de diálogo Administrador de escenarios y lo primero que debemos hacer es pulsar el botón Agregar para mostrar el cuadro de diálogo Agregar escenario.

En este cuadro de diálogo comenzaré por asignar un nombre a mi escenario, que en este caso será 12 Meses. En el cuadro de texto Celdas cambiantes debo seleccionar aquellas celdas que afectan el resultado de la fórmula PAGO, que es el rango $B$1:$B:$3. Al oprimir el botón Aceptar se mostrará un nuevo cuadro de diálogo llamado Valores del escenario que me permitirá ingresar los valores específicos del escenario recién creado. Es posible cambiar todos los valores, pero para este ejemplo solamente modificaré el plazo que tendrá el valor 12:

Ya que voy a agregar escenarios adicionales oprimiré el botón Agregar y Excel mostrará de nueva cuenta el cuadro de diálogo Agregar escenario y volveré a repetir estos mismos pasos para crear nuevos escenarios para los plazos de 18, 36 y 48 meses. Una vez que he terminado de crear el último escenario debes pulsar el botón Aceptar para regresar al Administrador de escenarios donde podrás ver una lista de todos los escenarios creados:

v  Probar los escenarios creados

Ya con los escenarios creados será suficiente seleccionar alguno de ellos y oprimir el botón Mostrar para aplicar los valores del escenario al resultado de la fórmula PAGO. Observa cómo va cambiando el resultado de la celda B4 de acuerdo al escenario elegido:

Para este ejemplo solamente he modificado los valores del plazo en cada escenario, sin embargo se podrían crear escenarios donde cambie tanto el plazo como la tasa de interés. Las combinaciones posibles son muchas y solamente estarán restringidas a tus necesidades de análisis.

Una desventaja de los escenarios es que tienes que crear manualmente cada uno de ellos y podría llegar a ser un trabajo muy laborioso. En caso de que tuvieras que realizar un análisis de dos variables te recomiendo considerar la opción de Tablas de datos ya que evitará la creación manual de escenarios.

v TABLAS DINÁMICAS:

Una tabla dinámica es una de las herramientas más poderosas de Excel, pero también es una de las características que más usuarios de Excel se sienten intimidados a utilizar. Si eres uno de ellos te estás perdiendo de utilizar una gran herramienta de Excel.

Las tablas dinámicas te permiten resumir y analizar fácilmente grandes cantidades de información con tan sólo arrastrar y soltar las diferentes columnas que formarán el reporte.

v Reportes flexibles:

Es verdad que puedes formar muy buenos reportes con lo que ya sabes de Excel, pero imagina la siguiente situación. Ya has creado un gran reporte que compara el total de ventas en las diferentes regiones del país, pero ahora tus superiores han pedido que hagas otro reporte que compare las ventas de cada región con los tipos de productos vendidos. Y por si fuera poco, después de terminar el segundo reporte, te piden un tercero para comparar las ventas de los productos pero ahora por cada ciudad del país. Es muy probable que tengas que empezar desde cero para crear los nuevos reportes.

Afortunadamente Excel tiene la funcionalidad de tablas dinámicas que ayuda a resolver este problema. Al utilizar una tabla dinámica podrás crear los reportes sin escribir una sola fórmula, pero lo más notable será que podrás arreglar el reporte de una manera dinámica de acuerdo a tus necesidades.

 El verdadero problema de las tablas dinámicas

Muchos usuarios de Excel evitan el uso de las tablas dinámicas porque parecieran muy complicadas a primera vista. Aunque las tablas dinámicas pueden parecer desafiantes, la realidad es que el problema radica en que muy pocas veces se explican adecuadamente. En varias ocasiones he leído libros o tutoriales en Internet que utilizan términos como “Análisis multidimensional”, que aunque es un concepto importante, el presentar este tema a un principiante con este lenguaje solo lo intimidará desde un principio.

A partir de hoy iniciaré con una serie de artículos que hablarán sobre tablas dinámicas. Mi objetivo es presentarlas con un lenguaje sencillo de manera que puedas entender fácilmente y pronto puedas utilizar adecuadamente esta característica de Excel que te hará más productivo.

v  ACCESS:

  

Access, o Microsoft Access, es un software que permite gestionar una base de datos. El programa forma parte de Microsoft Office, un paquete de aplicaciones que permite realizar tareas de oficina.